En una empresa hay muchos documentos que necesitan un tratamiento especial para su destrucción. Nos referimos a los documentos confidenciales. Estos papeles pueden ser contratos, nóminas, papeles con información de la empresa o personal, papeles del banco… son documentos que no se pueden tirar a la papelera o al contenedor azul sin más. Hay que destruirlos cumpliendo la Ley Orgánica de Protección de Datos.
¿Por qué? Principalmente porque si no lo hacen las sanciones a las que puede enfrentarse la empresa van desde los 10 hasta los 20 millones de euros, o desde el 2% al 4% de la facturación de la empresa. Además, con la entrada en vigor el pasado año de la reforma de esta ley, la destrucción de documentos confidenciales ha cobrado más importancia que nunca, a fin de mantener la confidencialidad de los datos que contiene. Robo de datos por parte de compañías rivales, contaminación al medio ambiente o denuncias de clientes por ver sus datos personales comprometidos son alguno de los problemas que pueden aparecer si no se destruyen correctamente los documentos confidenciales.
Por ello, hay que extremar las precauciones y garantizar que la destrucción de eso papeles conlleva su ilegibilidad.
Métodos para destruir los documentos confidenciales
La propia normativa indica los tres métodos que existen para destruir los documentos confidenciales:
- Incineración. Es quizá el método más radical y el que garantiza con mayor seguridad la ilegibilidad de esos documentos. Pero también es quizá el menos recomendable. Necesitas unas instalaciones perfectamente preparadas, donde se garantice que el fuego no se descontrolará y que no habrá ningún problema.
- Trituración. Es la más sencilla, pero también la más tediosa. Solo necesitas una máquina destructora de papel y se puede hacer en cualquier parte. Sin embargo, hay que hacerlo frecuentemente, porque si se acumulan los documentos confidenciales puede volverse aburrido o se puede estropear la máquina. Además hay que elegir la destructora bien, no contentarse con una cualquiera, y que sea capaz de garantizar que una vez destruidos los documentos no pueden volver a ser reconstruidos.
- Contratar una empresa externa. Es la opción más eficaz y recomendable. Son muchas las razones por las que muchos prefieren este método porque ahorra tiempo y recursos y aporta la seguridad de que el proceso se hará correctamente. Así, la empresa se olvida de todo y deja en manos de profesionales todo el proceso de destrucción. En el caso de Leonardo, nuestro servicio de Destrucción de Documentos asegura la confidencialidad a lo largo de todas las fases del proceso de destrucción: recogida, transporte, almacenamiento/ custodia y destrucción.
Somos capaces de hacerlo con grandes cantidades de documentos, para atender tanto acciones puntuales como periódicas. Esa confidencialidad sigue estando presente cuando el material se reduce a un tamaño que llega a ser indescifrable e irreconstituible. A ello se añade que ese material entra en el proceso de reciclaje de papel, con lo que también estamos contribuyendo a no contaminar y a cuidar al medio ambiente. Además una vez destruidos entregamos los certificado necesarios para acreditar que la empresa ha cumplido con el marco legal vigente.
Si necesitas un tratamiento especial para tus documentos confidenciales, llámanos. Haremos un análisis de tus necesidades y te presentaremos un plan de destrucción de documentos personalizado para tu empresa.
